Privacyverklaring Alerimus

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Alerimus is een zorgaanbieder met haar hoofdvestiging in Numansdorp en een locatie in Oud-Beijerland. In onze zorggebouwen, genaamd de Buitensluis en de Open Waard, bieden wij woonruimte, verzorging, verpleging en ondersteuning aan ongeveer 150 ouderen. In de gemeenten Cromstrijen en Oud-Beijerland leveren wij thuiszorg, begeleiding, huishoudelijke ondersteuning en maaltijdvoorziening aan thuiswonende ouderen. Alerimus is en voelt zich verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die, in vertrouwen en met een veilig gevoel, aan ons verstrekt zijn. Dit komt ook tot uitdrukking in onze privacy missie. De privacy missie van Alerimus is: Iedereen heeft recht op een zorgvuldige omgang met zijn persoonsgegevens. Alerimus ondersteunt de behoefte aan veiligheid en zekerheid van onze klanten, medewerkers en relaties. Alerimus is integer, transparant en zorgvuldig met de in bewaring gegeven persoonsgegevens.

Het wettelijk kader

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens heeft Alerimus te maken met het volgende wettelijk kader en regels:

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Hierin zijn de belangrijkste regels vastgelegd voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van deze wet. Sinds 1 januari 2016 bestaat er ook een verplichting om datalekken te melden.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de EU-verordening die de Wbp vervangt vanaf mei 2018.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN nummer, gezondheids- of medische gegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Alerimus verzamelt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van klanten en medewerkers. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een arbeidsovereenkomst in onze rol als werkgever en in het zorgverleningsproces aan onze klanten. We verzamelen:

Volledige naam;
Geslacht;
Adres;
Telefoonnummers;
E-mailadres;
Geboortedatum;
BSN-nummer;
Identiteitsbewijs-nummer;
Gegevens van uw ziektekostenverzekering;
Uw betalingsgegevens zoals bankrekening;
Gegevens contactpersonen
Gegevens die belangrijk zijn voor het nakomen van de afspraken tussen u en Alerimus.
Van (nieuwe) medewerkers: uw CV;
Van (nieuwe) medewerkers: uw motivatiebrief;
Van (nieuwe) medewerkers: uw opleiding;
Van (nieuwe) medewerkers: uw BSN-nummer;
Van medewerkers gegevens over functioneren en beoordelen.

Rechtsgrond

Het verwerken van uw persoonsgegevens door Alerimus is gebaseerd op (de intentie tot) het aangaan van een overeenkomst. Het komt voor dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden. In ons privacy beleid is vastgelegd hoe Alerimus met persoonsgegevens omgaat, waarvoor deze worden gebruikt en hoe we ze beschermen.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming?

Alerimus heeft een functionaris gegevensbescherming t.w. dhr. A.R. Hahn. Hij is te bereiken via het e-mailadres: ahahn@alerimus.nl Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig? Alerimus heeft persoonsgegevens nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren en afspraken (overeenkomsten) te kunnen nakomen. We gebruiken deze gegevens voor:

Afsluiten van zorgleveringsovereenkomsten;
Opstellen en onderhouden van zorgleefplannen;
Opstellen arbeidsovereenkomsten;
Voeren van salarisadministratie;
Declaraties geleverde zorg- en dienstverleningen
Communicatie met andere zorgverleners cq. zorg verlenende instanties;
Afhandelen van geschillen en klachten;
Communicatie met onze klanten, stakeholders en medewerkers;
Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
Intern beheer van de organisatie;
Uitvoeren van betalingen aan crediteuren;
Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
Voeren van medewerkers administratie;
Nakomen van wettelijke verplichtingen;
Verwerken van sollicitaties;
Verwerken van een klacht;
Benaderen van klager over de klacht omdat we daar onderzoek naar willen doen of er (geanonimiseerd) over willen publiceren.

Als u een overeenkomst wilt met Alerimus, maar bepaalde persoonsgegevens niet aan Alerimus wenst te- of kunt verstrekken dan kan een gevolg zijn dat werkzaamheden niet naar behoren kunnen worden uitgevoerd en of Alerimus niet aan wettelijke verplichtingen kan voldoen. Alerimus behoudt zich dan het recht voor om geen overeenkomst aan te gaan.

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?

Alerimus koppelt persoonsgegevens aan een unieke code zoals het klant- en personeelsnummer om communicatie mogelijk te maken. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan nodig zijn voor onze werkzaamheden. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van klanten, medewerkers en andere relaties.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht.

Toegang tot gegevens

Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijke bewaartermijnen. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier dat ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon.

Beveiliging

Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Gegevens delen met andere organisaties

Alerimus gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons of u werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. Voorbeelden hiervan zijn Gemeenten, het Zorgkantoor, CIZ. Als een andere partij of instantie werk voor ons verricht, moet deze partij een verwerkersovereenkomst getekend hebben, waarin staat waarvoor ze deze gegevens ontvangen en mogen verwerken en hoe ze er mee om moeten gaan. Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties (bijvoorbeeld CAK, Zorgkantoor, verzekeraars). In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Alerimus heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Welke rechten heeft u?

Elke betrokkene (iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt) heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdracht en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Verzoeken tot inzage

Verzoeken tot inzage kunnen via email, de website of schriftelijk worden ingediend bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een overzicht van de verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. De navolgende gegevens worden niet door Alerimus overlegd:

Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik (w.o. e-mailberichten);
Persoonsgegevens van derden, ook als deze in het eigen dossier zijn benoemd.
Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Betrokkenen kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.

Het recht van rectificatie

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen;

Het recht van verwijdering

Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst en andere wettelijke bepalingen.

Het recht van verzet

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij Alerimus. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. Alerimus is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door Alerimus wettelijk verplicht is.

Het recht van dataportabiliteit

Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;

Het recht van bezwaar

Indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Automatische besluitvorming, profilering.

Alerimus maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele beslissingen en profilering die rechtsgevolgen hebben of een andere aanzienlijke impact en belangen van betrokken personen zouden kunnen schaden.

Bekijken en wijzigen van uw persoonsgegevens

Wilt u de persoonsgegevens die Alerimus van u heeft, bekijken of wijzigen? Neemt u dan contact op met ons. Telefoonnummer: 0186 – 659 659 E-mail: info@alerimus.nl Adressen Alerimus Bezoekadres hoofdvestiging: Locatie de Buitensluis: Bernhardstraat 25 3281 BC Numansdorp Bezoekadres vestiging: Locatie de Open Waard Zoomwijckplein 11 3262 DA Oud-Beijerland Postadres: Postbus 7332 3280 AC Numansdorp

Persoonsgegevens en digitale media

Met het gebruik maken van web-formulieren van de Alerimus website zoals bijvoorbeeld het contact- of sollicitatieformulier, geeft u toestemming om uw persoonsgegevens vast te leggen. Als iemand een formulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. De persoonsgegevens die wij aangeleverd krijgen via www.alerimus.nl verwerken we volgens ons Privacybeleid.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor mensen waar Alerimus zorg, verblijf en of diensten aan levert of in dienst zijn van Alerimus of op een andere manier klant of medewerker zijn van Alerimus.
De website van Alerimus verwijst soms met een ‘link’ naar sommige andere organisaties. Deze organisaties vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Alerimus kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 22 mei 2018.